Officion
100%
min
128%

Telefoonservice: professioneel en discreet

TELEFOON

Beantwoording

TELEFOON

Beantwoording

Kampt uw bedrijf met flinke groei waardoor u het aantal inkomende telefoontjes niet langer bij kunt houden?

Lees verder

SECRETARESSE

SERVICE

SECRETARESSE

SERVICE

Wat uw situatie ook is, Officion is gespecialiseerd in het bieden van secretariële ondersteuning op afstand

Lees verder

AGENDA

Beheer

AGENDA

Beheer

Meer tijd nodig? Ook met agendabeheer kunnen wij uw bedrijf ondersteunen.

Lees verder

OUTBOUND

BELLEN

OUTBOUND

BELLEN

Bij ons kunt u niet alleen terecht voor inbound telefoongesprekken...

Lees verder

Professioneel 

en discreet uitgevoerd

Vraag een bedrijf waarnaar gestreefd wordt en de kans is groot dat ‘groei’ één van de antwoorden is. Voor vele bedrijven is dit een lange termijn doel, maar voor sommige bedrijven komt dit soms sneller dan verwacht. Leuk natuurlijk, maar het is wel belangrijk dat een bedrijf hier ook daadwerkelijk klaar voor is. Groei betekent naast veel voordelen namelijk ook meer werk en dat is soms lastiger op te vangen dan een bedrijf in eerste instantie had ingeschat.

Neem contact met ons op
Telefoonservice: professioneel en discreet

Flinke groei.... 

Kampt uw bedrijf met flinke groei waardoor u het aantal inkomende telefoontjes niet langer bij kunt houden? Heeft uw bedrijf te maken met piekmomenten in het aantal inkomende telefoontjes, maar zijn het aantal piekmomenten onvoldoende om structureel een extra telefoniste aan te nemen? Of werkt u als zelfstandige waardoor u niet altijd tijd heeft om de telefoontjes van uw (potentiële) klanten of relaties te beantwoorden? Herkent u zich in één van de bovenstaande situaties? Dan is de telefoonservice van Officion wat voor u. Wij verbeteren met onze diensten en zeer ervaren medewerkers de telefonische bereikbaarheid van bedrijven uit zeer uiteenlopende branches. Lees er hieronder meer over.

Vrijblijvend contact? 

Doorschakelen? 

Wat houdt dit in? 

Officion heeft veel ervaring met het bieden van telefoon antwoordservice voor bedrijven uit zeer uiteenlopende branches. In hoofdlijnen kunt u hierbij kiezen uit twee verschillende pakketten. U kunt kiezen voor volledige telefoonservice op afstand, waarbij wij al het telefonische klantcontact voor u verzorgen. Ook is het mogelijk om alleen op piekmomenten of op momenten dat u zelf niet telefonisch bereikbaar bent de telefoon naar ons door te laten schakelen. Zo krijgen uw klanten altijd iemand te spreken.

Nieuwsgierig? 

Afhandeling van het contact

Wanneer uw telefoniste op afstand een oproep doorgeschakeld krijgt, neemt onze medewerker de telefoon op namens uw bedrijf. Alles uit het gesprek wordt genoteerd in het door ons ontwikkelde online portal. Hierin noteren wij de naam en overige gegevens van de beller. Ook alle details van het gesprek noteren wij in dit online portal. Wanneer wij antwoord kunnen geven op de vraag van de beller, zullen wij dit voor u doen. Wanneer de vraag van de beller buiten onze kennis of mogelijkheden ligt, noteren wij de gewenste vervolgactie van u.

Ik wil meer weten!
Telefoonservice: professioneel en discreet

Een eigen online portal

Per mail of sms ontvangt u altijd een notificatie dat er een gesprek heeft plaatsgevonden. Wanneer u vervolgens inlogt in uw online klantenomgeving, vindt u hier alle details van het gesprek en van de beller. Ook de gewenste vervolgactie op het gesprek vindt u hier terug. Op het moment dat het u schikt, neemt u zelf – goed gebrieft – contact op met de beller in de wetenschap dat uw beschikbaarheid geen moment ter discussie heeft gestaan. 

De klantenomgeving is goed beveiligd, waardoor de klantgegevens enkel zichtbaar zijn door daarvoor gemachtigde personen. Ook onze medewerkers gaan uiterst professioneel en discreet met de informatie om.

Waarom kiezen

voor Officion?

Tsja waarom? Heel simpel eigenlijk...

  • Veel ervaring in een groot aantal branches
  • Professionele ondersteuning waar en wanneer u het nodig heeft
  • Klein team waardoor wij zeer discreet zijn
  • Online klantomgeving voor alle gespreksdetails
  • Loop geen potentiële klanten meer mis
  • U kunt de kwaliteit blijven leveren welke uw klanten van u gewend zijn, ook wanneer uw bedrijf sneller groeit dan voorzien
Neem contact met ons op

Veel gestelde vragen

Hieronder treft u een overzicht van vragen die wij vaak terug zien komen en waar wij de antwoorden voor klaar hebben liggen. 

Wordt uw vraag hier niet beantwoord? Onze Service Desk staat altijd klaar om u verder te helpen met je vragen. U natuurlijk ook altijd even een bericht achterlaten!

Wij zorgen ervoor dat steeds dezelfde telefoniste uw gesprek zorgvuldig en vakbekwaam beantwoord.

Naast het traditionele doorverbinden biedt Officion u een breed scala aan rapportagevormen aan:

  • Bekijk direct al uw binnengekomen gesprekken op het internet via het WebCallCenter
  • Ontvang tweemaal daags een e-mail of fax
  • Ontvang een e-mail of SMS in geval van spoed
  • Ontvang al uw gesprekken via SMS

Zodra u gebruikt maakt van de telefoonservice van Officion beschikt uw bedrijf direct over een eigen webomgeving waar u, op een voor u geschikt moment, alle ontvangen berichten kunt bekijken en afhandelen. Ook is het mogelijk om berichten van collega's te lezen en hierop een reactie te geven.

Uw ontvangt desgewenst meerdere malen per dag een e-mail als er sprake is van openstaande berichten.

Nee, u kunt gewoon gebruik maken van de standaard doorschakelfaciliteit *21 op uw telefoonaansluiting.

U kunt gewoon gebruik maken van de standaard doorschakelfaciliteit *21 op uw telefoonaansluiting.

Maakt u gebruik van een centrale met meerdere telefoonlijnen, dan kunt u via uw centrale de doorschakeling laten plaatsvinden.

Zo werkt het:

  1. Toets * 21 *
  2. Toets dan het telefoonnummer wat u van Officion heeft ontvangen.
  3. Sluit af met #
  4. U hoort nu een kiestoon en iedereen die u belt wordt meteen doorgeschakeld naar Officion

(Met de toetsencombinatie # 21 # zet u het direct doorschakelen uit)

Officion kent geen contractperiode.

De facturatie geschiedt op basis van onze standaard tarieven, door middel van een e-factuur, maandelijks achteraf.

De opzegtermijn bedraagt één maand. 

Ja, wij zorgen ervoor dat steeds dezelfde secretaresse haar werkzaamheden voor u verricht. Op deze manier ontstaat het beste contact tussen u en uw secretaresse.

Ja, dit is mogelijk. Kent u trouwens al de mogelijkheden van een secretaresse op afstand?

Ja, dat kan. Door de moderne communicatiemiddelen en ongekende mogelijkheden, is het vrij simpel om over een secretaresse op afstand te beschikken.

ONZE REFERENTIES

LIEGEN ER NIET OM

Wij vinden het fijn als onze klanten tevreden zijn. Daar gaan we voor, iedere dag! Hieronder wat uitspraken. We gaan er bijna van blozen!

'Zeer professioneel en prettig persoonlijk'

Gedegen en solide secretariaat- en antwoordservice. Maandag tot en met vrijdag staan ze telefonisch van 8.30 - 17.00 uur voor mijn praktijk paraat om zo nieuwe klanten in te plannen, bestaande afspraken te cancelen of te verwijderen.

Vandaag kreeg ik het zoveelste compliment over de wijze waarop jullie de mensen te woord staan!

Ik krijg altijd complimenten over de manier waarop men te woord wordt gestaan en ervaar het altijd als heel professioneel, representatief en to the point.  En ik vind het ook wel stoer natuurlijk.

 

Neem gerust contact met ons op